Un contrôle fiscal peut porter sur la cohérence des ventes, de la TVA, de la comptabilité et des données de caisse. Voici les documents à préparer et les vérifications à effectuer, à partir des textes officiels en vigueur en 2026.
Pourquoi préparer les données de caisse
Un dossier cohérent permet de rapprocher les ventes encaissées, les moyens de paiement, les taux de TVA et la comptabilité :
- Multiplicité des moyens de paiement : espèces, carte et titres-restaurant doivent pouvoir être rapprochés des ventes enregistrées.
- Plusieurs taux de TVA possibles : la ventilation doit correspondre aux produits vendus et à leur mode de consommation.
- Corrections et annulations : chaque opération doit rester explicable et traçable.
Pour les assujettis entrant dans le champ de l'article 286 du Code général des impôts, le logiciel ou système de caisse doit satisfaire aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage. Le certificat ou l'attestation individuelle permet de justifier ce point.
La procédure fixe les échanges et les délais
Contrôle sur pièces
L'administration peut examiner les déclarations et demander des renseignements ou justificatifs. La demande reçue précise son objet et, lorsqu'il existe, le délai de réponse. Conservez ce courrier et transmettez-le rapidement à votre expert-comptable.
Vérification sur place
L'administration peut également intervenir dans l'établissement et consulter les systèmes ou documents entrant dans le champ du contrôle. Les modalités et délais dépendent de la procédure engagée ; l'avis reçu précise les droits, dates et interlocuteurs applicables.
Les pièces à préparer avec vos conseils
1. Le certificat ou l'attestation du logiciel de caisse
L'administration peut demander le certificat ou l'attestation individuelle correspondant au logiciel ou système de caisse utilisé. L'absence de justificatif est sanctionnée par une amende de 7 500 € par logiciel ou système concerné. Voir notre dossier complet sur les deux justificatifs.
Vérifiez que le justificatif identifie bien le produit et la version en service. Si le document manque ou ne correspond pas à votre installation, demandez une clarification écrite à l'éditeur et faites-vous conseiller sur la conduite à tenir.
2. Les archives fiscales de la période
Le logiciel doit conserver et archiver les données de règlement selon le périmètre et les procédures décrits par l'éditeur. Le format, la périodicité et le contenu technique peuvent varier d'un produit à l'autre.
Repérez l'export avant d'en avoir besoin, documentez la période couverte et vérifiez que le fichier produit reste lisible sans altérer les données d'origine.
3. Le FEC (Fichier des Écritures Comptables)
Le FEC est un fichier normalisé contenant les écritures de la comptabilité informatisée. Il est généralement préparé depuis le logiciel comptable : demandez à votre expert-comptable de confirmer le périmètre, la période et les contrôles à effectuer avant transmission.
4. Les journaux techniques disponibles dans le produit
Selon le logiciel, des journaux retracent les opérations sensibles comme les changements de paramétrage, annulations ou actions administratives. Demandez à l'éditeur quels journaux existent, comment les consulter et quel périmètre ils couvrent.
5. Les Z journaliers et clôtures
Une clôture journalière récapitule habituellement les ventes et règlements de la journée. Vérifiez que les clôtures de la période demandée sont accessibles, datées et cohérentes avec les exports comptables.
6. Les pièces justificatives complémentaires
- Pièces comptables correspondant à la période et au périmètre indiqués dans la demande.
- Relevés de règlement utiles au rapprochement avec les ventes enregistrées.
- Factures et justificatifs demandés dans le cadre de la procédure.
- Documentation du logiciel de caisse, contrat et justificatif de conformité de la version utilisée.
Attestation, archives et clôtures accessibles
Les justificatifs liés à la caisse restent accessibles depuis votre back-office. Votre expert-comptable précise les autres pièces et leurs durées de conservation.
Les cohérences qui peuvent être analysées
L'administration peut rapprocher plusieurs données de l'établissement. Il n'existe pas un ratio universel valable pour tous les restaurants : le concept, la zone, la carte et le mode de service comptent.
- Ratio matière : à comparer à vos fiches techniques, achats, pertes et inventaires réels.
- Ratio personnel : à rapprocher de votre modèle de service et de vos données sociales.
- Répartition boissons / nourriture : à expliquer par votre carte et votre activité réelle.
- Taux de TVA : la ventilation doit rester cohérente avec les produits vendus et leur mode de consommation.
- Ticket moyen : à suivre dans le temps et à rapprocher du positionnement de l'établissement.
Une variation inexpliquée appelle surtout des pièces et une explication documentée. Le suivi de caisse aide à repérer une rupture, mais ne remplace ni la comptabilité ni le conseil d'un professionnel.
Les pièges à éviter au quotidien
- Modifier ou supprimer un ticket déjà émis : interdit. Une erreur se corrige par un ticket d'annulation puis un nouveau ticket. La caisse doit garder la trace.
- Enregistrer les repas du personnel sans règle documentée : faites valider le traitement social, fiscal et comptable par votre conseil.
- Ignorer la demande de justificatif du client : paramétrez le parcours d'impression ou d'envoi selon les obligations applicables à votre activité.
- Mélanger plusieurs services ou journées : les opérations et clôtures doivent rester datées et auditables.
- Traiter les pourboires sans procédure : documentez leur collecte et leur redistribution avec votre expert-comptable.
La conduite à tenir le jour J
- Garder son calme. L'inspecteur applique une procédure, il n'est pas votre adversaire personnel.
- Vérifier le délai indiqué dans la demande et solliciter rapidement votre conseil si une pièce manque. Ne fournissez pas un document incertain à la va-vite.
- Faire intervenir votre comptable pour le FEC et les écritures.
- Faire intervenir votre éditeur de caisse pour l'attestation et les exports propres au logiciel.
- Garder une copie de tout ce que vous fournissez, avec preuve d'envoi.
- Ne jamais signer un procès-verbal sans relecture attentive. Demandez à votre comptable ou à un avocat fiscaliste.
Combien de temps conserver les documents ?
Les durées varient selon la nature fiscale, comptable, commerciale ou sociale du document et selon les événements qui peuvent interrompre ou prolonger un délai. Demandez à votre expert-comptable un calendrier de conservation adapté, puis vérifiez que les exports de caisse restent lisibles pendant toute la période retenue.
Sources officielles
Contenu vérifié le 7 août 2026. Les modalités d'un contrôle dépendent de la procédure et de la situation de l'entreprise.
Vous voulez retrouver les justificatifs et exports de votre caisse ?
Un conseiller HubCaisse peut vous montrer où trouver l'attestation, les archives, les clôtures et le paramétrage TVA du produit. Cet accompagnement technique ne remplace pas l'avis de votre expert-comptable ou de votre conseil fiscal.
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